Internet Marketeer

I-Marketeer: nieuwe e-marketing portal

World Wide Web Marketing

E-Mail Marketing

Promotie van uw Internet Activiteiten

Algemeen

Contact

Homepage

E-mail als strategisch wapen in uw bedrijfscommunicatie

E-mail is nog steeds de meest gebruikte en populairste internet toepassing. Het is namelijk een heel efficiŽnte, snelle en bovendien relatief goedkope manier van communiceren. En dit zowel voor particuliere als professionele gebruikers.

In dit artikel willen we u een aantal tips en richtlijnen meegeven om E-mail in te zetten als een strategisch bedrijfscommunicatie tool.
We doen dit aan de hand van volgende aandachtspunten:

Persoonlijke E-mail boxen

Naarmate meer en meer bedrijven hun volledige netwerk aansluiten op het internet, zien we een evolutie naar persoonlijke e-mail adressen zoals
jan.peters@bedrijf.be
of zelfs gewoon
jan@bedrijf.com

Daar waar oorspronkelijk veel e-mail adressen algemeen waren of per afdeling:
info@bedrijf.be
sales@organisatie.com
accountancy@company.net
...
Waarom deze evolutie?
Simpel e-mail is het middel bij uitstek om van persoon tot persoon te communiceren en dan komt het veel eenvoudiger en sympathieker over als onze elektronische communicatie ook op een persoonlijke manier kunnen adresseren.

Daarbij komt ook nog dat in veel bedrijven waar e-mail geÔntroduceerd wordt, het belang steeds toeneemt en 'uitdeint', namelijk dat meer en meer medewerkers gebruik maken van e-mail.
En dan is het bijzonder onpraktisch als alle verkoopmedewerkers van die ene internet pc met dat ene mail adres moeten gebruik maken: mails komen niet bij de juiste persoon terecht, er ontstaan wachtrijen,...

Daarom raden we u aan om al uw medewerkers die e-mail zullen gebruiken een eigen persoonlijk mailadres te geven.
In the long run is het efficiŽnter en het komt het imago van uw bedrijf of organisatie ten goede.


Aliassen

Wat is het verschil tussen een alias en een e-mail box?
Een e-mail box is letterlijk een elektronische brievenbus waarvoor u een sleutel heeft (login - password).
Een alias is het adres dat u naar buiten communiceert. Bijvoorbeeld :
uw e-mail login is: gdt1589
password : xxxxx
alias : uwnaam@bedrijf.be


Het leuke is dat u aan ťťn mailbox meerdere aliassen kunt toekennen. Waarom vraagt u? Zo kunt u een verschillende alias communiceren naargelang de doelgroep, klant,... waarnaar u zicht richt.

Bijvoorbeeld:
  • 'voornaam@bedrijf.com' gebruikt u voor e-mail naar goede, vertrouwde klanten.
  • 'voornaam.familienaam@bedrijf.com' indien u mailt naar een nieuwe prospect (formeler).
  • 'sales@bedrijf.com' plaatst u op uw bedrijfsfolder.


U ziet de mogelijkheden? Naargelang de omstandigheden, kunt u een ander e-mail adres communiceren en alle mail komt toch bij u Terecht!


Antwoorden op elektronische aanvragen

Uw bedrijf heeft zich aangesloten op internet, u heeft uw medewerkers een scala aan e-mail adressen en aliassen bezorgt en u heeft deze adressen naar de buitenwereld gecommuniceerd.
Leuk, maar nu begint het pas.

Internet is een snel medium en uw contacten, klanten,... verwachten van u ook een snelle reactie.
Een basisrichtlijn is dat u een antwoord geeft binnen de 24 tot maximaal 48 uren op elke aanvraag.

Nee, u hoeft niet meteen een pasklaar antwoord te geven. In sommige gevallen is dit helemaal niet mogelijk.
Maar wel iets in de zin van:

Geachte... ,
We hebben uw aanvraag goed ontvangen en danken u voor uw interesse in onze diensten.
We behandelen uw vraag zo snel mogelijk en u mag in de loop van volgende week een passend antwoord verwachten.

Met vriendelijke groeten
enz...


De volgende stap is natuurlijk dat u volgende week effectief contact opneemt met uw klant.

Het is heel belangrijk dat AL uw 'internetmedewerkers' op doordrongen zijn van deze internet filosofie. Kwestie van alle neuzen in dezelfde richting te plaatsen.


Signatures

De meeste e-mail programma's (Outlook, Eudora, Outlook Express,...) bieden u de mogelijkheid om een signature in te stellen.
Een signature is een stukje tekst dat u zelf kunt opmaken en meesturen met elk e-mail berichtje dat u verzendt.
Bijvoorbeeld :
I-Marketeer
Internet Marketing tips en strategieŽn
mailto:marketeer@i-marketeer.com
http://www.i-marketeer.com
tel. 09/357 25 43
Zo'n signature kan dus een schat aan basisinformatie over uw bedrijf bevatten: bedrijfsnaam, slogan, contactgegevens,... Maar opgelet: hou het bondig.
Vergelijk een signature met een visitekaartje: het geeft kort de identiteit van uw bedrijf weer en nodigt de ontvanger uit om met u in contact te treden.


Taalgebruik

Er bestaan geen vaste regels voor taalgebruik in e-mail berichtjes. Over het algemeen zien we dat dit zich ergens situeert tussen gesproken taal en formele 'brieftaal'.
Alles hangt natuurlijk af van uw correspondent: mailt u naar een vertrouwde relatie of gaat het om een nieuw contact?

Formele richtlijnen ivm. lay-out, openingszinnen, slotzinnen,... zijn zeker niet verplicht.
Het volgende zal in de meeste gevallen volstaan:

Geachte heer Peters,

xxxx yyyy

Met vriendelijke groeten,

uw naam + functie

Signature


En naar uw vertrouwde contacten (zelfs klanten) mag het best nog een stukje informeler.
Een goede spelling en correct taalgebruik zijn uiteraard vanzelfsprekend.


Attachments

De meeste e-mail programma's bieden u de mogelijkheden om files (foto's, documenten,...) mee te sturen met uw berichtjes.

Hou echter rekening met de toegangssnelheid van uw correspondent. Via de kabel of een snelle leased line kunt u perfect bestanden meesturen van ettelijke megabytes.

Als uw correspondent echter een modem gebruikt voor zijn internet toegang, dan zal hij/zij u heus niet dankbaar zijn voor het 'verstoppen' van zijn/haar e-mail box.

Stuur niet meer dan 1 Megabyte tegelijk naar ťťn correspondent. Tenzij u zeker weet dat hij/zij gebruik maakt van een snelle verbinding.


BESLUIT

Met bovenstaande elementen hebben we zeker niet alle aspecten en mogelijkheden van e-mail behandeld.
Maar u heeft hiermee reeds een aardige basis voor het opstellen of bijsturen van de e-mail strategie van uw bedrijf.

Met een minimum aan inspanningen en creativiteit zal e-mail een extra toegevoegde waarde betekenen voor uw bedrijf!

 



I-Marketeer nieuwe internet marketing portal

Google
 





Wilt u dat we u op de hoogte houden van de nieuwste tips en strategieŽn van I-Marketeer ? Vul dan hier uw e-mail adres in :


I-Marketeers Privacy Policy

Heeft u zelf een artikel dat u onder uw naam (of anoniem) wenst te publiceren in deze rubriek ? Stuur deze dan door als e-mail attachment of maak gebruik van ons formulier.


Website     E-Mail    Promotie    Algemeen     Contact   Home
© Steven Vyncke, Maart 1999
Laatste update : 6 februari 2000